Dans notre société de droit, les textes de loi régissent notre quotidien. Il est parfois nécessaire d’authentifier et d’officialiser des enregistrements audio et vidéos ou de traduire des décisions juridiques effectuées à l’étranger. Pour toutes ces démarches, vous devrez faire appel à un service de transcription juridique.
Dans cet article, nous découvrirons en quoi cela consiste. Comment établir cette procédure ? Pourquoi et quand utiliser les services de transcription juridique ?
La transcription juridique : qu’est-ce que c’est ?
La transcription juridique, c’est transposer à l’écrit des informations afin qu’un service juridique ou un cabinet d’avocats puissent les exploiter.
Ces transcriptions peuvent être de natures diverses :
- Un discours ou son enregistrement audio ou vidéo.
- Un échange verbal dont le contenu apporte des données importantes dans une procédure juridique. Ce dernier sera présenté sous la forme d’un fichier audio ou vidéo.
- Une déposition verbale auprès d’un officier de police ou d’un cabinet d’avocats.
Des transcripteurs professionnels réalisent cette conversion, conformément à la loi.
À noter que cette transcription doit être traduite de manière officielle si la procédure l’exige.
De même, pour une modification de situation personnelle (changement de nom, divorce), il est obligatoire, en France, de la retranscrire sur les fiches individuelles d’état civil. Si ces changements ont eu lieu à l’étranger ou rédigés dans une langue étrangère, cette transcription devra être traduite conformément à la loi.
En quoi la transcription juridique est-elle différente des autres types de transcription ?
Ce qui différencie principalement la transcription juridique des autres types de transcription, c’est le caractère officiel et réglementé de son usage. Cette transcription aura une valeur juridique de preuve et sa réalisation sera précise et certifiée par la justice.
C’est pourquoi la transcription juridique doit être reconnue par les services des autorités judiciaires compétentes et par les professionnels du droit.
Elle fait l’objet d’une traduction de qualité et est effectuée par des personnes assermentées, comme des assistants juridiques indépendants.
À quels besoins répond la transcription juridique ?
La transcription juridique de fichiers audio ou vidéo :
- Permet de disposer d’un document officiel, reconnu par la justice, consultable et transmissible aisément et en grand nombre.
- Garde une trace sécurisée et validée sous la forme de documents. Ceux-ci sont disponibles pour un cabinet d’avocat ou tout autre professionnel du droit.
Une traduction assermentée, réalisée par une équipe de transcripteurs et de traducteurs, pourra légalement être utilisée dans un cadre juridique.
La transcription juridique d’une modification de situation personnelle.
- Authentifie le changement de situation personnelle (mariage, divorce) de manière individualisée et légale.
- Si ce changement de situation a lieu à l’étranger, cela permet d’authentifier ce dernier dans la langue dans son pays de résidence. Une traduction devra être effectuée par un service de retranscription juridique.
Quelles sont les étapes de la transcription juridique ?
Pour la transcription audio, il faut disposer d’un enregistrement de l’échange verbal. Cet enregistrement doit être transmis sous la forme d’un fichier numérique à un service de transcription juridique ou à une entreprise habilitée.
À l’aide d’un logiciel de transcription, le spécialiste pourra transcrire, avec précision, le texte grâce à un programme spécialisé. Puis, il va produire un document écrit en accord avec les normes en vigueur. Le texte obtenu pourra être diffusé aux services juridiques.
Pour une transcription d’actes juridiques, cela dépend du pays et de la zone d’origine. Un document officiel doit être accessible dans la langue des professionnels du droit du pays cible.
En Europe, les critères de validation sont assez similaires, mais une traduction officielle peut être exigée. En revanche, pour les pays hors zone Europe, il convient de vérifier avec les autorités selon les langues employées.
Dans quelle mesure utilise-t-on la transcription juridique ?
On utilise la transcription juridique dès que l’on a besoin d’une retranscription écrite d’un document oral ou d’une traduction d’une décision juridique :
- Une audience au tribunal retranscrite par un sténographe judiciaire.
- Une déposition auprès d’un avocat.
- Un document officiel rédigé en langue étrangère.
- Un fichier audio ou vidéo en tant que pièce à conviction.
Cette liste non exhaustive montre bien l’importance de la transcription juridique.
Quels sont les critères et les enjeux à respecter ?
Les enjeux sont importants. En effet, la transcription juridique doit :
- Être précise et traitée avec confidentialité. Il est essentiel de respecter l’intégrité du document source.
- Refléter la stricte vérité et ne pas donner lieu à une interprétation de la part du transcripteur.
Elle requiert une connaissance des textes de loi et du vocabulaire juridique afin de pouvoir mettre en forme la transcription de manière appropriée.
À noter : dans le cadre des traductions, la même rigueur est attendue, car la validité des textes de loi et des modifications dépendent aussi de l’exactitude des informations données. Pour mieux comprendre l’impact de la terminologie sur la traduction juridique, consulte notre article dédié.
Pourquoi faire appel à des professionnels ?
Pour les traductions des actes effectués à l’étranger, les sites officiels exigent des traducteurs certifiés.
Par ailleurs, au vu des données transcrites, il est capital de faire appel à des experts habilités : des traducteurs assermentés. Ayant prêté serment devant une cour d’appel, leur traduction conserve toute sa valeur légale auprès des institutions et des organisations internationales.
Cette habilitation est le gage d’une transcription conforme et exploitable dans un cadre judiciaire. Par ailleurs, spécialistes du droit, ils maîtrisent les textes de loi et le vocabulaire juridique à employer. Pour en savoir plus sur les méthodes les plus efficaces pour localiser un traducteur assermenté, consultez notre guide dédié.
La transcription juridique est nécessaire à partir du moment où l’on a besoin de rendre disponible, par écrit, une information importante dans le cadre d’une procédure judiciaire. Cela s’applique particulièrement aux échanges verbaux et aux documents en langue étrangère.
Effectuée par un service juridique compétent et certifié, la transcription juridique pourra être incorporée comme toute autre pièce écrite au dossier d’un client. C’est pourquoi sa réalisation demande des connaissances et des compétences reconnues afin de pouvoir être validées et exploitées juridiquement.