Opérer des activités à l’échelle mondiale n’est pas sans risque, en particulier concernant le recouvrement à l’international. Maintenir une trésorerie stable est pourtant essentiel à la bonne santé financière et à la pérennité d’une entreprise. Néanmoins, les différences culturelles, linguistiques et législatives peuvent entraver ce processus.
Alors, comment mettre en œuvre un recouvrement à l’international ? Comment une agence de traduction et d’interprétation juridique peut-elle aider une société dans ce contexte ? Quelles sont les stratégies à adopter pour éviter ces risques ?
Découvrez dans cet article les bonnes pratiques des entreprises pour faciliter leur recouvrement à l’international.
Comprendre les réglementations internationales et locales
Chaque pays dispose de ses propres lois en matière de recouvrement de créances. Elles peuvent varier considérablement en termes de procédures, de délais, de documentation ou de droits des créanciers et des débiteurs. Connaître le cadre juridique de chaque pays s’avère donc nécessaire pour éviter les malentendus.
Ainsi, il est primordial de comprendre ces différences pour éviter des erreurs coûteuses et des retards dans le processus de recouvrement. Un prolongement de ces litiges implique également une détérioration des relations commerciales qui peut nuire à l’image d’une société.
Mise en œuvre d’une stratégie de communication efficace
Les entreprises doivent communiquer de manière efficace et précise avec les débiteurs étrangers. Il existe plusieurs méthodes telles que :
- Les techniques de négociation et les arrangements de paiement sont des éléments clés dans le processus de recouvrement. Les parties peuvent trouver des solutions mutuelles bénéfiques pour faciliter le règlement des dettes :
- échelonner les paiements résiduels
- allonger les délais de paiement
- fractionner une facture en plusieurs règlements
Ces compromis permettent souvent d’éviter des procédures judiciaires coûteuses et de maintenir des relations commerciales cordiales.
- La relance du débiteur. Afin d’éviter l’allongement des délais de paiement, contacter le client est essentiel :
- contactez bien sûr votre contact, peut-être le CEO ou le responsable du service marketing par exemple ;
- contactez le service comptable du débiteur et mettez en copie du message votre contact afin de le sensibiliser à la situation.
Attention : ces messages doivent adopter le ton adéquat. Juste un rappel tout d’abord, avant de devenir progressivement plus formel avec, par exemple, l’envoi de l’état des créances (extrait de comptes clients), voire à teneur juridique en cas de non paiement afin de préparer une éventuelle procédure de recouvrement.
- L’envoi de lettres de mise en demeure peut être une solution efficace. Ce procédé met en évidence les conséquences légales en cas de non-paiement, ce qui peut inciter les débiteurs à régler leurs dettes.
Il convient de noter que les techniques de recouvrement à l’amiable peuvent être plus difficiles avec des clients situés dans les pays hors Union européenne.
L’utilisation des technologies de gestion et de suivi de créances
Il existe aujourd’hui plusieurs technologies modernes de gestion et de suivi des créances qui offrent des solutions pour améliorer l’efficacité du recouvrement international. Ces outils permettent entre autres de :
- Centraliser les informations ;
- suivre les progrès en temps réel ;
- gérer les communications avec les débiteurs.
Divers outils peuvent aider une entreprise à s’organiser en interne pour traiter efficacement ce type de problématiques tout en proposant des actions à fournir tels que :
- Les logiciels de gestion de créances comme Cforia et Collect! ;
- Les logiciels de gestion comptable comme Yooz ou Pennylane qui proposent des relances automatiques ;
- les systèmes de gestion de la relation client (CRM) tels que Salesforce et HubSpot ;
- les plateformes de gestion des risques et de crédit comme Creditsafe et Dun & Bradstreet.
Collaboration avec des agences de traduction et d’interprétation juridique
La collaboration avec des agences spécialisées en traduction et en interprétation juridique comme Bonnefous s’avère être une stratégie payante. Elles disposent de traducteurs experts en terminologie juridique, capables de surmonter les barrières linguistiques et culturelles dans le processus recouvrement de créances à l’international.
L’utilisation de traducteurs juridiques professionnels garantit que chaque message soit clairement compris par toutes les parties. Cela inclut les propositions de paiements, les accords ou encore les conditions de règlement. Ces derniers peuvent également aider à interpréter les réponses des débiteurs pour éviter tout quiproquo.
La traduction juridique joue un rôle crucial dans cette étape en assurant que tous les documents contractuels sont clairs et compréhensibles pour les parties concernées. Elle permet d’aider à décoder ces textes et à les rendre accessibles aux entreprises exerçant à l’international. De plus, une bonne préparation et une documentation adéquate peuvent faciliter le recouvrement ultérieur si des problèmes surviennent.
Stratégies de prévention et d’anticipation des risques
Il est essentiel d’anticiper les risques afin de prévenir toute perte de temps et d’argent lors du recouvrement de créances à l’international. Voici quelques stratégies à adopter pour éviter ces écueils :
- Le choix d’un partenaire sûr peut paraître évident, mais beaucoup d’entreprises négligent d’évaluer la santé financière de leurs clients. Le site Internet société.com ou celui de BODACC comme les enquêtes de solvabilité effectuées par des agences de recouvrement peuvent donner des informations précieuses en ce sens.
- La rédaction d’un contrat avec des conditions générales de vente (CGV) claires et précises assure une solidité juridique en cas de litiges avec un débiteur. Il est notamment précisé la politique de paiement mise en place par la société dont le délai ne peut aller au-delà de 60 jours après l’émission de la facture selon l’article L. 441-6 du Code de commerce. Pour renforcer la compréhension et l’application efficace du contrat, il est conseillé de rédiger le contrat dans la langue du pays cible ou de fournir une traduction certifiée.
- La souscription à une assurance pour contrer le risque d’impayés peut également être une solution. Cependant, elle reste coûteuse et n’est pas forcément nécessaire si les entreprises utilisent les méthodes d’anticipation des risques précédemment mentionnées.
Le recouvrement de créances à l’international est une tâche complexe qui nécessite une compréhension approfondie des lois locales, une communication claire et des stratégies efficaces.
Faire appel à une agence de traduction juridique est un élément clé pour surmonter les défis liés à la diversité linguistique et culturelle. En collaborant avec une agence de traduction et d’interprétation juridique, les sociétés protègent leurs intérêts financiers tout en se conformant aux régulations internationales. Cette association permet en outre de renforcer les relations commerciales de l’entreprise à l’international.