Les documents administratifs sont à manipuler avec précautions lorsqu’il s’agit de les faire valoir hors des frontières où ils ont été établis. En règle générale, une traduction assermentée est requise pour certifier la copie conforme à l’original. Ainsi, la traduction obtient la même valeur juridique que le document d’origine. Mais il arrive que cela ne soit pas suffisant ! Pour compléter le titre légal d’une traduction, il faut effectuer une autre démarche : la légalisation, qui consiste à authentifier la signature, le nom, la fonction et le sceau du traducteur. L’apostille est une forme de légalisation simplifiée. Pourquoi son recours et où l’obtenir ?
Qu’est-ce qu’une apostille de La Haye ?
L’apostille permet de soumettre la légalisation d’un document officiel à l’étranger par une démarche simplifiée.
En effet, lorsque la légalisation d’un document administratif traduit par un traducteur assermenté est demandée par les autorités compétentes, les formalités sont souvent longues et fastidieuses, mais également coûteuses. Certains pays imposent au document traité une série d’authentification digne d’un parcours du combattant !
Afin de simplifier la procédure de légalisation, plusieurs États ont donc signé le traité de la Convention de La Haye ou « Convention Apostille du 5 octobre 1961 ». Voilà pourquoi, on parle communément d’« apostille de la Haye ».
À retenir. L’apostille permet d’attester la véracité de la signature apposée sur un document officiel destiné à un pays membre. Contrairement à la simple légalisation, il s’agit d’une démarche administrative entièrement gratuite.
À qui adresser une demande d’apostille ?
La démarche s’effectue auprès du parquet général de la Cour d’appel du lieu de délivrance de l’acte administratif.
Un formulaire est à renseigner, dans lequel doivent être indiqués le pays étranger destinataire de l’acte et le motif de l’apostille (exportation, expatriation…).
Quels sont les documents concernés ?
Les documents soumis à l’apostille sont nombreux : il peut s’agir d’actes d’état civil, juridiques, publics mais également d’actes notariés, de procuration ou pouvoir, ou encore de documents d’entreprise.
En voici une liste non exhaustive :
- acte de naissance, acte de mariage ou pacs, acte de divorce, acte de décès,
- testament
- jugement
- permis de conduire
- diplômes
- acte notarié, procuration, pouvoir, acte de procédures, acte d’huissiers…
- Kbis, statuts d’entreprise, bilans de sociétés, contrats, procès-verbal, certificats, acte sous seing privé…
À retenir. Les traductions doivent généralement être accompagnées des documents originaux. La traduction d’un document soumis à l’apostille ne peut être réalisée que par un traducteur assermenté auprès d’une Cour d’appel. Pour être validée par les autorités concernées, sur l’acte d’origine ainsi que sur la traduction doivent obligatoirement figurer le nom, le cachet et la signature du traducteur expert.
À titre d’exemple, voici un modèle d’apostille trilingue
Quels sont les pays concernés par l’apostille ?
Seuls les pays membres de la « Convention de La Haye » sont soumis à l’apostille. Cela concerne actuellement 90 États et 1 organisation régionale d’intégration économique. La liste complète des membres est consultable en ligne. La France y est présente depuis 1964. La convention du 5 octobre 1961 supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers est entrée en vigueur en 1965.
Une commission spéciale sur le fonctionnement pratique de la Convention Apostille s’est tenue en octobre 2021, visant notamment la certification numérique en période de pandémie (avec le service d’e-Apostilles) permettant d’assurer ce service malgré le contexte, ou le respect de la vie privée et la protection des données.
À retenir. Le document officiel de la convention du 5 octobre 1961 supprimant l’exigence de la légalisation des actes publics étrangers, explique la procédure en ces termes :
« La nécessité de produire des actes publics à l’étranger s’est accrue en même temps que la mobilité et les interactions transfrontières à l’échelle mondiale. Dans de nombreux cas, assurer l’authenticité de ces actes publics nécessite de les soumettre à la procédure coûteuse et chronophage de la légalisation, qui implique souvent de multiples étapes et diverses autorités.
La Convention Apostille remplace la procédure traditionnelle et lourde de la légalisation par une simple formalité : la délivrance d’un certificat qui s’appelle une Apostille. Une Apostille, délivrée par l’État d’origine, authentifie l’origine d’un acte public afin qu’il puisse être présenté à l’étranger au sein d’une autre Partie contractante. Ce cadre simplifié facilite la circulation des actes publics à l’international au profit des individus, des familles et des opérateurs commerciaux. »
L’Apostille correspond à l’authentification d’un document administratif par le biais d’une procédure simplifiée. L’apostille de La Haye est délivrée selon la nature du document traduit, le pays et l’administration destinataires. Pour l’obtenir, l’État membre doit être signataire de la Convention dédiée, qui supprime l’exigence liée à la légalisation des actes publics étrangers. Ainsi les apostilles sont apposées par les pays qui ont adhéré à la Convention de La Haye de 1961. L’apostille certifie l’origine du document mais n’atteste pas le fond, qui repose sur la fiabilité de la traduction assermentée.