Comme d’autres professionnels, les notaires sont entrés dans l’ère de la digitalisation. En effet, la dématérialisation des actes authentiques notariés s’est démocratisée depuis plus d’une dizaine d’années en France. Les études notariales ont désormais recours à l’acte authentique électronique (AEE). De quoi s’agit-il ? Quels en sont les avantages et inconvénients pour l’exercice de cette profession ? On fait le point.
Acte authentique électronique (AEE) : qu’est-ce que c’est ?
Comme prévu par la loi du 13 mars 2000 et le décret de mise en application du 10 août 2005, un acte notarié authentique peut être établi et signé sur support électronique (tablette numérique). Cet acte authentique électronique (AAE) conserve toutes ses qualités juridiques.
En effet, selon l’article 1366 du Code civil, l’AAE garde exactement la même valeur que l’écrit sur support papier à savoir :
- Une date certaine. Il s’agit d’une date incontestable (car officielle et opposable à tous) à partir de laquelle il est possible de faire valoir ses droits.
- Sa force probante. Le fond et la forme du contenu étant validés par la signature du notaire, l’acte authentique est un élément de preuve incontestable.
- Sa force exécutoire. L’acte authentique a la même valeur juridique qu’une décision judiciaire, aussi bien en France qu’au sein de l’Europe.
Mais pour cela, tous les actes authentiques électroniques doivent respecter les conditions fixées par la réglementation concernant :
- Le recours à un procédé de signature électronique qualifiée. Le notaire doit utiliser une clé Real. Ressemblant à une clé USB, cette clé informatique est cryptée : elle contient les données relatives à l’identification et la signature du notaire. Cet outil garantit l’authenticité de l’acte, en certifiant la signature et en la rendant inviolable.
- L’établissement et la conservation de chaque acte avec une sécurité renforcée. Les actes authentiques sur support électronique doivent être transmis, enregistrés et conservés au MICEN (Minutier central électronique des notaires de France). Contrôlé par le Conseil Supérieur du Notariat (CSN), il s’agit d’un serveur sécurisé dédié à la conservation centralisée des actes notariés à l’échelle nationale. Grâce à ce coffre-fort électronique, l’acte n’est accessible que par le notaire signataire. Lui seul peut à tout moment le consulter ou éditer des copies..
Saviez-vous que la signature du premier acte authentique a eu lieu en 2008 ?
La procédure de signature d’un acte authentique sur support électronique
Voici comment se déroule la signature d’un AAE :
- Avant le rendez-vous fixé avec ses clients, le notaire rédige l’acte en utilisant le logiciel habituel de rédaction comme il le fait pour les actes authentiques sur papier. Il scanne les pièces annexes pour les joindre à l’acte.
- Lors de la signature dans l’office notarial, l’acte est projeté sur écran, permettant aux différentes parties prenantes d’en prendre connaissance. Le notaire en fait la lecture.
- D’éventuelles modifications peuvent être apportées en temps réel.
- Une fois le contenu de l’acte et des annexes validé par le notaire, les clients signent directement sur tablette numérique. Une signature unique suffit, sans avoir besoin de parapher et signer chaque page.
- C’est ensuite au notaire d’apposer sa signature électronique sécurisée grâce à la clé Real pour authentifier l’acte.
- L’acte est alors automatiquement envoyé, enregistré et conservé au MICEN.
En plus de la copie papier, les différentes parties peuvent obtenir une copie de l’acte par voie électronique.
Actes authentiques électroniques : les nouvelles pratiques
Dans le monde du notariat, la révolution numérique est en marche et modifie en profondeur l’exercice de ce métier.
De nouvelles pratiques voient le jour :
- L’Acte authentique électronique à distance (AAED). En utilisant un système de visioconférence agréé, des notaires peuvent faire signer des actes depuis leur office respectif en présence de leur client.
- L’Acte authentique par comparution à distance (AACD). Cette mesure exceptionnelle a été mise en place au début de la crise sanitaire pour permettre aux notaires de continuer à exercer leur activité en plein confinement pour certains actes : donations simples, vente en l’état futur d’achèvement… (VEFA) Elle a pris fin en août 2020.
- Procuration notariée avec comparution à distance. Elle a été instaurée par le décret du 20 novembre 2020 pour pérenniser la pratique mise en place durant les périodes de confinement. Elle permet à un notaire d’établir des procurations authentiques sur support électronique alors que les parties prenantes ne sont pas présentes dans son office.
Où conserver mes documents électroniques ?
La Chambre des Notaires de Paris propose un service de dépôt électronique notarial, destiné aux entreprises et aux professionnels. Il s’agit d’un coffre-fort électronique sécurisé sous contrôle exclusif du notaire des clients. Il permet de conserver de manière fiable différents types de documents, de prouver la détention des données à une date certaine (preuve incontestable) et de garantir la restitution à la demande des documents déposés aux ayants droit.
Avantages et inconvénients de l’AAE
Les avantages
Véritable révolution pour le notariat, l’AAE présente de nombreux avantages, aussi bien pour le notaire que pour ses clients :
- Gagner en rapidité d’exécution pour chaque transaction. Il permet de réduire de manière significative le temps consacré à la signature des actes : quelques minutes seulement contre une vingtaine de minutes pour un acte papier.
- Faciliter et accélérer la gestion et la modification des actes
- en cours de signature.
- Fluidifier les échanges entre les notaires et leurs clients grâce aux envois par voie électronique.
- Accroître la sécurité (juridique, de transfert, de conservation…) des actes authentiques grâce à des outils performants (clé Real, MICEN).
- Améliorer l’accessibilité des données qui sont centralisées sur un seul serveur sécurisé.
Optimiser l’espace de stockage grâce à un archivage numérique sécurisé et à la réduction des archives papier. - Limiter l’impact environnemental du traitement des dossiers en réduisant les impressions papier.
Les contraintes
La dématérialisation des actes authentiques offre de belles perspectives aux notaires ainsi qu’à leurs clients.
Pour autant, ces nouvelles pratiques demandent aux professionnels du droit de se familiariser avec l’utilisation des outils digitaux agréés par l’instance de référence (CSN). Leur maîtrise n’est pas innée !
Les études notariales doivent donc se former voire s’adapter en permanence aux nouvelles procédures inhérentes à la digitalisation. Mais c’est un défi qu’elles sont tout à fait à même de relever.
À lire aussi : Quelle est la place de la digitalisation dans la profession notariale ?
Au fil des années, le recours à l’acte authentique électronique tend à se généraliser. Une avancée profitable à tous, notaires et clients ! Mais ce n’est pas le seul changement notable au sein des offices notariaux. D’autres services dématérialisés voient progressivement le jour, laissant présager d’une réelle évolution de l’exercice de cette profession à court et moyen terme.